VINCENT TV PRIVACY STATEMENT

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Vincent TV Producties B.V. in het handelsregister ingeschreven onder nummer: 6182207, alsmede alle aan haar gelieerde ondernemingen zowel in binnen- als buitenland (hierna: “Vincent TV”, ‘’ons’’ of “wij“). Het hoofdkantoor van Vincent TV is gevestigd aan de H.J.E. Wenckebachweg 90, te 1114 AD Amsterdam-Duivendrecht.

Indien je gebruik maakt van onze producten of diensten of als je je bij ons aanmeldt als sollicitant of kandidaat voor deelname aan (een van) onze producties worden er privacygevoelige gegevens (hierna: “persoonsgegevens” of “gegevens“) van jou verwerkt. Onder het verwerken verstaan we al het gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, aanpassen, doorsturen of (gedeeltelijk) verwijderen van deze gegevens. Wij vinden het belangrijk dat de gegevens die jij aan ons (hebt) verstrekt op zorgvuldige, integere en vertrouwelijke wijze worden behandeld.

2. Jonger dan 16 jaar?

Ben je jonger dan 16 jaar? Dan mag je alleen persoonsgegevens aan Vincent TV verstrekken als je ouders of wettelijke vertegenwoordigers deze verklaring hebben gelezen en daarvoor toestemming hebben gegeven. Dit geldt alleen als toestemming ook de grondslag is voor de verwerking (zie ‘6. Grondslagen voor de verwerking’). Met inachtneming van de beschikbare technologie doen wij redelijke inspanningen om te controleren of je ouders of wettelijke vertegenwoordigers echt toestemming hebben gegeven en (waar relevant) om te controleren of je 16 jaar of ouder bent.

3. Soorten gegevens

Wij kunnen de volgende gegevens gebruiken voor de in deze verklaring genoemde doelen:

Basisgegevens:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats);
• Contactgegevens (zoals een (mobiel)telefoonnummer en e-mailadres);
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Nationaliteit;
• Andere persoonlijke en identificerende gegevens.

Specifieke/aanvullende gegevens (bijv. in het geval van selectieprocedures):

• CV en motivatie(brief);
• Aantekeningen van het sollicitatiegesprek;
• Studentnummer en cijferlijst;
• Stagebeoordelingen en referenties;

• Burgerlijke staat en relatiestatus;

• Gegevens over partner en/of kinderen;
• Arbeid of arbeidsomstandigheden gerelateerde gegevens (zoals werkgever, functie en inkomensgegeven);
• Loopbaan- en/of opleidingsgegevens;
• Financiële gegevens (zoals factuuradres, bankrekeningnummer en eventueel creditcardgegevens);

• Deelnamegeschiedenis en -documenten;

• Gegevens van je social media-accounts;
• Jouw portret (foto, video- en audio fragmenten); en
• Biografische gegevens (je door ons opgestelde ‘bio’) en overige gegevens die van belang zijn voor de selectie of deelname aan onze programma’s;
• Indien nodig: een kopie van je legitimatiebewijs (waarop je BSN is doorgehaald).

Technische gegevens:

• Gedetailleerde (technische)gegevens over het gebruik van onze websites of apps, bijv. het apparaat type en -eigenschappen, browsertype en -taal, datum en tijd van de interactie en IP-adres; en
• Zoekwoorden die op onze websites of apps zijn gebruikt.

Doorgaans gebruiken we niet altijd al jouw gegevens, maar is dit beperkt tot slechts een aantal van de bovenvermelde soorten gegevens. Welke gegevens we precies van je gebruiken, hangt af van het doel waarvoor we de gegevens verwerken (zie ook ‘5. Doeleinden voor de verwerking’).

De biografische gegevens en overige gegevens die belang kunnen zijn voor de selectie voor of deelname aan onze producties kunnen tevens bijzondere persoonsgegevens omvatten zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, geloofsovertuiging, vakbond lidmaatschap, geaardheid, gezondheids- of strafrechtelijke gegevens. We zijn ons bewust van de gevoeligheid van deze gegevens en de mogelijke impact die het verwerken daarvan kan hebben op jouw privacy. Daarom verwerken we deze gegevens alleen op basis van jouw toestemming (zie ‘6. Grondslagen voor de verwerking’) en gaan we extra zorgvuldig met deze gegevens om. Daarnaast zullen we deze gegevens direct na de laatste uitzenddatum van een productie verwijderen.

4. Bron van verkrijging

De voornaamste manier waarop we gegevens verkrijgen is door deze van je te vragen. Je hebt daarbij zelf de keuze of je deze gegevens aan ons wil verstrekken of niet. Bijv. de gegevens die je zelf kan invullen op een van onze websites of apps zoals bij een aanmeldformulier. Indien je op dergelijke wijze gegevens aan ons hebt verstrekt, dan is het voor ons noodzakelijk om die gegevens te verwerken. Bijv. omdat wij ook verplicht zijn in dat kader bepaalde gegevens van je vast te leggen. Het kan zo zijn dat indien je bepaalde gegevens niet wenst te verstrekken, je geen gebruik kunt maken van onze diensten en/of wij jouw aanmelding niet in behandeling kunnen nemen. Bij de invoer van persoonsgegevens geven we aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke optioneel kunnen worden verstrekt.

Daarnaast zijn er ook gegevens die we automatisch verkrijgen. Bijv. (technische) gegevens over de apparaten die je gebruikt. Deze gegevens worden door ons verkregen via cookies en soortgelijke technieken (zie ook ‘8. Cookies’).

5. Doeleinden voor de verwerking

We kunnen jouw gegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• Zodat je we je onze diensten, producten en/of informatie kunnen aanbieden of je daaraan kunnen laten participeren;
• Om met jou te communiceren;
• Werving- en selectiedoeleinden;
• Om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert;
• Een screening, assessment, psychologisch of sociaal mediaonderzoek indien de aard van de functie dit rechtvaardigt;
• Castingactiviteiten en of andere procedures om geschikte deelnemers en/of publiek voor onze (TV-)producties te selecteren;
• Omdat je zelf wilt dat wij jouw gegevens bewaren. Bijv. doordat je je aanmeldt om geselecteerd te worden als deelnemer in of publiek bij onze (toekomstige) (TV-)producties;
• Om je gericht te (kunnen) benaderen voor deelname aan een programma van Vincent TV, bijv. als deelnemer of publiek;
• Exploitatie, promotie en archivering van (TV-)producties en de bijbehorende (productie)documenten;
• Indien we je hebben uitgenodigd om een bijdrage te leveren aan formatontwikkeling;
• Zodat je via onze diensten informatie kan plaatsen en uitwisselen, bijv. via een van onze website en/of app. Als deze website en/of app de mogelijkheid biedt, ook om contact te zoeken met andere gebruikers van de betreffende dienst;
• Om onze websites en/of apps en bijbehorende technologieën te analyseren, statistieken te verzamelen, te onderhouden, te beveiligen en te optimaliseren;
• Om je (elektronische) commerciële boodschappen van Vincent TV toe te sturen inclusief derden die via onze diensten adverteren, sponsoren, prijzen aanbieden en dergelijke;
• Het aanbieden van service of ondersteuning en/of om te kunnen reageren op vragen of klachten;
• Ter bescherming van rechten van ons en anderen, waaronder ook jouw recht op privacy;
• Om te controleren bij het UWV of je behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten; en
• Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving en/of om te reageren op verzoeken van openbare en overheidsinstanties.

Indien wij jouw gegevens willen gebruiken voor andere doeleinden dan die hierboven staan beschreven, zullen wij jou hierover informeren tenzij dit verenigbaar is met het oorspronkelijke verwerkingsdoel.

6. Grondslagen voor de verwerking

Uit artikel 6 van de AVG volgt dat wij jouw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van de volgende grondslagen:

• Voor de uitvoering van een overeenkomst, hierbij kun je onder meer denken aan een arbeids-, casting-, deelnameovereenkomst, quitclaim, overeenkomst van opdracht en/of de levering van bepaalde diensten;
• Als gevolg van (de naleving van) een wettelijke plicht, zo is er wetgeving die ons verplicht om gegevens een bepaalde tijd te bewaren. Bijv. in het geval van financiële gegevens verplicht de Algemene Wet inzake Rijksbelastingenons deze 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst;
• Verkregen toestemming, bijv. wanneer we bijzondere persoonsgegevens van je verwerken of bij verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen. Daarnaast informeren we je en vragen we je toestemming voordat we cookies plaatsen en uitlezen of voordat we je (elektronische) commerciële boodschappen toesturen. De Nederlandse Privacywetgeving is slechts beperkt van toepassing als wij jouw gegevens verwerken voor journalistieke of artistieke doeleinden. Hetgeen betekent dat je jouw toestemming voor deelname aan een programma niet zomaar kunt intrekken;
• Gerechtvaardigd belang, we verwerken ook gegevens omdat we hier zelf of een derde een gerechtvaardigd belang bijheeft. In dit gevallen zullen we altijd een gedegen afweging maken of dit belang groter is dan jouw privacybelang. Je kunt bij deze grondslag denken aan bijv.: reguliere bedrijfsvoering en/of bedrijfsbelangen, het functioneren van onze website en aanmeldingsfunctionaliteiten, de beoordeling van geschikte kandidaten voor (de selectie) van de productie van (vervolgseries van) onze producties en/of de uitvoering van (nog te sluiten) overeenkomst.

7. Delen van gegevens

Jouw gegevens kunnen, voor zover nodig en voor eerdergenoemde doeleinden, binnen Vincent TV worden gedeeld, uitgewisseld en gecombineerd (zie ook ‘1. Verwerkingsverantwoordelijke’).

We kunnen je persoonsgegevens ook aan derde partijen, waaronder maar niet beperkt tot de zender/omroep (bijv. voor overleg over de casting voor een programma), distributeurs of rechtverkrijgenden, andere televisieproducenten waarmee wij gezamenlijk een productie van een televisieprogramma verzorgen en/of andere klanten en opdrachtgevers (zoals bijv. sponsors/partners). Daarnaast kunnen we bepaalde persoonsgegevens delen met externe leveranciers of dienstverleners voor het realiseren van (de productie, promotie en exploitatie van) onze producties of de levering van diensten. Ook kun je hierbij denken aan derden die door Vincent TV worden ingeschakeld bij de uitvoering van haar dienstverlening of andere bedrijfsactiviteiten, zoals bijv. organisaties voor het afnemen van assessments, werving- en selectiebureaus of (IT-)bedrijven voor recruitmentsoftware of datavernietiging.

Indien we voor het verwerken van jouw gegevens gebruik maken van derde partijen verplichten wij deze partijen waar mogelijk om in de hoedanigheid van verwerker op te treden. Dit houdt in dat wij het doel en middelen voor deze verwerkingen bepalen en de verwerker alleen volgens onze instructies en onze (beveiliging)standaarden met jouw gegevens omgaat. Deze afspraken leggen we met elke verwerker vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst. Hiermee is de derde partij eveneens gehouden tot de naleving van de privacyregelgeving. Sommige van deze verwerkers kunnen zich buiten de EU bevinden. Omdat buiten de EU niet eenzelfde niveau van privacybescherming gegarandeerd is, zullen we in dat geval met deze partijen (aanvullende) afspraken maken. Met deze verwerkers sluiten wij een goedgekeurd modelcontract van de Europese Commissie (ook wel standard contractual clauses genoemd).

In het geval een partij jouw gegevens als (afzonderlijk of gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijke van ons ontvangt, zullen we je daarover informeren gepaard met een verwijzing naar de privacyverklaring van de betreffende partij.

Tot slot kunnen we jouw gegevens delen in antwoord op rechtmatige verzoeken van publieke instanties, waaronder wetshandhavende instanties, overheidsdiensten of de rechterlijke macht. Vincent TV deelt persoonsgegevens alleen met toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties indien zij hiertoe wettelijk is verplicht.

8. Cookies

Op onze websites en/of apps maken wij gebruik van cookies en andere soortgelijke technieken (hierna: “cookies“) die informatie op je apparaat kunnen plaatsen en van je apparaat kunnen lezen. Met behulp van Cookies willen wij jouw gebruikservaring op onze website verbeteren. Ook kunnen wij dankzij cookies bijv. zien hoe vaak onze website door bezoekers wordt bezocht. De (functionele en analytische) cookies waar wij gebruik van maken hebben geen tot weinig impact op jouw privacy en plaatsen we altijd. De grondslag voor de verwerking van de (persoons)gegevens verkregen uit Cookies is het gerechtvaardigd belang.

Onze website kan verwijzingen en/of links naar één of meerdere websites van derden bevatten die mogelijk ook gebruik maken van cookies. Vincent TV heeft geen controle over de cookies van die op deze websites worden geplaatst en we adviseren je de privacy- en/of cookieverklaring van de betreffende website te raadplegen voor informatie.

9. Profilering

Vincent TV maakt geen gebruik van automatische besluitvorming op basis van profilering.

10. Bewaren

Wij spannen ons in om jouw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Hoe lang we jouw gegevens precies bewaren, is afhankelijk van het doel waarvoor jouw gegevens worden verwerkt.  Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

1. Niet geselecteerde deelnemer:

We verwijderen jouw persoonsgegevens zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 6 maanden na afloop van de productieperiode van (het seizoen van) het programma waarvoor je je hebt aangemeld wanneer je niet geselecteerd wordt voor deelname aan het programma. We bewaren je gegevens alleen langer als je bij je aanmelding hebt aangegeven dat je in de toekomst benaderd wilt worden voor vervolgseries of eventuele andere Vincent TV programma’s.

2. Deelnemer:

Als je een deelnemer bent van een Vincent TV programma zullen we de noodzakelijke persoonsgegevens bewaren in ieder geval zolang het programma wordt geproduceerd, gepromoot, en/of geëxploiteerd maar in ieder geval voor een periode van maximaal 7 jaar. Deze periode sluit meestal aan bij de uitzendperiode die is afgesproken met de omroep of distributeur. Bijzondere persoonsgegevens worden binnen 2 maanden na afloop van de productieperiode en eerste uitzendperiode verwijderd, tenzij ze bewaard moeten blijven voor specifieke doeleinden (bijvoorbeeld omdat die gegevens onderwerp zijn van het programma).

3. Medewerkers:

Heb je bij ons gesolliciteerd maar ben je niet definitief geselecteerd dan zullen we jouw persoonsgegevens binnen 1 maand na het afsluiten van de wervingsprocedure voor de functie verwijderen. Als je toestemming hebt gegeven om te worden opgenomen in onze database voor sollicitanten zullen wij jouw gegevens nog een jaar bewaren en jou vervolgens eenmaal per jaar benaderen met het verzoek of we je gegevens nog een jaar mogen bewaren.  Indien jij geen toestemming geeft om opgenomen te worden in de database voor sollicitanten (of voor verlenging van de termijn) dan zullen jouw gegevens worden verwijderd uit de database voor sollicitanten.

Verder kan bewaring noodzakelijk zijn voor toekomstige doeleinden, zoals: documenten die een overdracht van rechten, afstand van persoonlijkheidsrechten, licenties en toestemmingen bevatten die noodzakelijk zijn voor toekomstige uitzending en exploitatie van (TV-)producties, in geval van betalingsgegevens of in het geval het persoonsgegevens betreft die bijv. nodig kunnen zijn in verband met claims of rechtszaken.

11. Beveiliging

We doen ons uiterste best om de persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. We doen dit door het treffen van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die gelet op de stand van de techniek proberen te voorkomen dat iemand ongeoorloofde toegang tot de gegevens krijgt, deze kan aanpassen, openbaar kan maken of ervoor kan zorgen dat de gegevens verloren gaan.

Als we zogenaamde verwerkers inschakelen, verplichten we deze om volgens onze instructies en onze (beveiliging)standaarden met jouw gegevens om te gaan (zie ook ‘7. Delen van gegevens’).

12. Jouw rechten als betrokkene

Je hebt onder meer het recht je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen, of in sommige gevallen om eerder gegeven toestemming in te trekken. Bovendien heb je het recht op beperking van en bezwaar te maken tegen de verwerking.

Je kunt hiervoor te allen tijde ons een verzoek sturen om je rechten uit te oefenen. Je doet dit door een e-mail te sturen naar: privacy@vincenttvproducties.nl. Specificeer in je verzoek graag zoveel mogelijk op welke persoonsgegevens jouw verzoek ziet, welk recht je precies wilt uitoefenen en bewijs dat het ook daadwerkelijk jouw persoonsgegevens betreft. We sturen je vervolgens een ontvangstbevestiging en zullen ons inspannen je verzoek binnen een maand af te handelen. Mocht de afhandeling van jouw verzoek niet binnen een maand lukken (bijv. vanwege de complexiteit van jouw verzoek), dan zullen we je tijdig hierover informeren. Indien er onduidelijkheden zijn omtrent jouw verzoek, kunnen wij je hierover aanvullende vragen stellen. Wij kunnen de uitvoering van jouw verzoek in dat geval opschorten totdat jij ons van jouw (nadere) specificatie hebt voorzien.

Er kunnen zich ook omstandigheden voordoen waarbij wij geen of geen volledige uitvoering aan jouw verzoek kunnen geven. Dit is bijv. het geval als er sprake is van wettelijke bewaartermijnen en/of op basis van de wettelijke uitzonderingen voor verwerking voor journalistieke doeleinden of ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen.

Tot slot wijzen we er nog op dat je het recht hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland of de Gegevensbeschermingsautoriteit in België.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze Privacy Statement op ieder gewenst moment en zonder voorafgaande kennisgeving eenzijdig wijzigen. We raden je dan ook aan om regelmatig deze verklaring op wijzigen te controleren. Deze versie is van: augustus 2022.

14. Vragen

Bij vragen of klachten op het gebied van privacy kun je mailen naar: privacy@vincenttvproducties.nl. Vragen over vacatures en/of sollicitatieprocedures kun je stellen aan onze afdeling Talent via: werk@vincenttvproducties.nl.